Sales Calling: Pengertian, Jenis, Tahapan, dan Contoh Script yang Efektif

Pukul sembilan pagi, seorang tenaga penjualan membuka daftar 40 nama calon pelanggan. Hingga jam makan siang, hanya tujuh orang yang mengangkat telepon, dan satu di antaranya bersedia mendengarkan sampai selesai.

Gambaran ini akrab bagi banyak tim sales, dan waktu untuk berbicara dengan calon pelanggan memang terbatas. Menurut laporan State of Sales edisi ketujuh dari Salesforce yang menyurvei 4.050 profesional penjualan di 22 negara, tenaga penjualan hanya memakai 40% waktu kerja mingguannya untuk menjual, sedangkan 60% sisanya habis untuk pekerjaan non penjualan.

Karena jam bicara yang tersedia sempit, setiap panggilan harus punya tujuan dan persiapan yang jelas. Di sinilah sales calling, atau panggilan telepon penjualan, menjadi cara paling langsung untuk memanfaatkan waktu itu.

Artikel ini membahas pengertian sales calling, jenisnya, manfaat, tahapan, contoh script, dan kesalahan yang perlu dihindari.

Apa Itu Sales Calling?

Istilah sales calling sering terdengar sederhana, padahal cakupannya lebih luas daripada sekadar menelepon calon pembeli. Bagian ini menguraikan definisinya, ciri-cirinya, dan perbedaannya dengan istilah yang sering tertukar.

Pengertian Sales Calling

Sales calling adalah aktivitas menghubungi calon pelanggan atau pelanggan lama lewat telepon untuk menawarkan produk atau layanan, menggali kebutuhan mereka, dan mengarahkan ke langkah pembelian berikutnya. Aktivitas ini dilakukan oleh tim sales, tim business development, sampai pemilik usaha kecil yang menjual produknya sendiri.

Contoh: seorang pemilik toko kue menelepon kantor-kantor di sekitar tokonya untuk menawarkan paket kue rapat. Ia bertanya dulu soal kebiasaan konsumsi rapat mereka, baru menyebutkan paket yang ia punya.

Ciri-Ciri Sales Calling

Menelepon saja belum cukup untuk disebut sales calling. Ada empat ciri yang membedakannya.

Tujuan yang jelas.

Setiap panggilan punya target, misalnya menjadwalkan demo atau menutup penjualan. Tanpa target, percakapan mudah melebar dan berakhir tanpa hasil.

Percakapan dua arah.

Penelepon bertanya dan menyimak lebih dulu sebelum menawarkan. Prospek merasa didengar, bukan sedang dijadikan sasaran naskah.

Target yang dipilih.

Daftar telepon disusun dari bisnis atau orang yang cocok dengan produk. Nomor yang diambil acak hanya membuang waktu kedua pihak.

Tindak lanjut yang disepakati.

Panggilan berakhir dengan langkah berikutnya yang disetujui bersama. Langkah itu bisa berupa jadwal pertemuan atau pengiriman dokumen.

Contoh: seorang sales layanan katering kantor menelepon bagian umum sebuah perusahaan yang baru pindah gedung. Ia menanyakan urusan konsumsi rapat selama ini, menawarkan uji coba satu minggu, lalu mencatat jadwal tindak lanjutnya.

Perbedaan Sales Calling, Cold Calling, dan Telemarketing

Cold calling hanyalah satu jenis sales calling, yaitu menelepon prospek yang belum pernah berinteraksi dengan perusahaan Anda. Telemarketing umumnya berskala massal dengan naskah yang seragam.

Sales calling lebih menekankan percakapan yang disesuaikan dengan kebutuhan lawan bicara. Hasilnya pun diukur berbeda, karena telemarketing mengejar jumlah panggilan, sedangkan sales calling mengejar panggilan yang mendekatkan prospek pada keputusan.

Contoh: petugas telemarketing membacakan naskah promo kartu kredit yang sama kepada ratusan nomor. Sales layanan pembayaran bisnis hanya menelepon sepuluh pemilik toko, lalu menyesuaikan pertanyaannya dengan cara tiap toko menerima pembayaran.

Jenis-Jenis Sales Calling

Tidak semua panggilan penjualan dimulai dari kondisi yang sama. Jenisnya berbeda menurut seberapa jauh prospek sudah mengenal bisnis Anda.

Cold Calling

Cold calling adalah panggilan kepada prospek yang belum pernah berhubungan dengan perusahaan. Tantangan terbesarnya ada di menit pertama, karena lawan bicara belum punya alasan untuk meluangkan waktu.

Contoh: tim penjualan perangkat lunak akuntansi menelepon pemilik toko daring dari daftar bisnis ritel. Penelepon membuka dengan satu masalah umum, yaitu rekap penjualan yang masih dicatat manual.

Warm Calling

Warm calling ditujukan kepada orang yang sudah pernah menyentuh bisnis Anda, misalnya mengunduh e-book atau mengisi formulir di situs web. Karena sudah ada konteks, percakapan bisa langsung masuk ke kebutuhan.

Contoh: seorang manajer HR mengunduh panduan penggajian dari situs perusahaan Anda. Dua hari kemudian sales menelepon dan menanyakan apakah panduan itu menjawab masalah penggajian di timnya.

Panggilan Lanjutan (Follow-up Calling)

Panggilan lanjutan dilakukan setelah presentasi, demo, atau pengiriman penawaran. Tujuannya menjawab keraguan yang belum sempat muncul dan menjaga proses tetap bergerak.

Contoh: penawaran dikirim hari Senin dan belum dibalas sampai Kamis. Sales menelepon untuk memastikan apakah ada bagian harga atau jadwal implementasi yang perlu diperjelas.

Panggilan kepada Pelanggan Lama

Panggilan ini bertujuan memperpanjang kontrak, menawarkan produk tambahan, atau memeriksa kepuasan pelanggan. Pelanggan yang sudah percaya biasanya lebih terbuka, sehingga peluang penjualan lanjutan lebih besar.

Contoh: sebuah kantor memakai layanan internet dengan kontrak tahunan. Sebulan sebelum kontrak habis, sales menelepon dan menawarkan paket yang lebih cepat sebelum pelanggan mulai membandingkan penyedia lain.

Manfaat Sales Calling bagi Bisnis

Banyak bisnis sudah punya iklan, situs web, dan media sosial. Telepon tetap dipakai karena memberi hal yang sulit didapat dari kanal lain.

Respons Langsung

Pertanyaan dan keberatan calon pelanggan bisa dijawab saat itu juga. Keraguan yang segera dijawab lebih kecil kemungkinannya berubah menjadi alasan untuk menunda.

Contoh: calon pembeli menanyakan biaya instalasi di tengah percakapan. Penelepon langsung menjelaskan rinciannya, sehingga pertanyaan itu tidak menggantung berhari-hari.

Hubungan yang Lebih Personal

Nada suara dan cara menyimak membangun rasa percaya yang sulit dicapai lewat pesan teks. Prospek juga lebih mudah mengingat orang yang pernah berbicara langsung dengannya.

Contoh: pelanggan yang tadinya hanya membalas email dengan satu kalimat menjadi lebih terbuka setelah mengobrol lima menit. Ia mulai bercerita soal kendala yang tidak pernah ia tulis di email.

Kualifikasi Prospek Lebih Cepat

Beberapa pertanyaan sudah cukup untuk mengetahui apakah prospek punya kebutuhan, anggaran, dan wewenang mengambil keputusan. Dengan begitu, tim sales bisa memusatkan waktu pada prospek yang paling mungkin membeli.

Contoh: setelah tiga pertanyaan, sales tahu bahwa lawan bicaranya bukan pengambil keputusan. Ia langsung meminta dikenalkan pada atasan yang berwenang.

Umpan Balik Langsung dari Pasar

Penolakan pun memberi informasi, mulai dari alasan harga sampai produk pesaing yang sedang dipakai. Informasi ini sulit ditemukan lewat iklan atau laporan penjualan.

Contoh: tiga prospek berturut-turut menyebut proses pemasangan terlalu rumit. Tim produk kemudian memperbaiki panduan pemasangan dan sales memakainya pada panggilan berikutnya.

Tahapan Melakukan Sales Calling

Panggilan yang berhasil jarang lahir dari improvisasi. Alurnya bisa dibagi menjadi enam tahap, dari persiapan sampai tindak lanjut.

Tahap 1: Riset Prospek

Pelajari bisnis, jabatan, dan masalah yang kemungkinan dihadapi lawan bicara sebelum menekan tombol telepon. Lima menit riset sering sudah cukup untuk membedakan Anda dari penelepon yang menawarkan hal serupa.

Contoh: sebelum menelepon sebuah klinik, sales membaca ulasan pasien dan menemukan banyak keluhan soal antrean pendaftaran. Keluhan itu menjadi bahan pembuka percakapan.

Tahap 2: Pembukaan

Sebutkan nama, perusahaan, dan alasan menelepon dalam waktu singkat, lalu tanyakan apakah lawan bicara punya waktu sebentar. Pembukaan yang ringkas menunjukkan bahwa Anda menghargai waktunya.

Contoh: "Selamat pagi, Bu Rina. Saya Dimas dari Solvion, saya menelepon soal antrean pendaftaran di klinik Ibu, apakah ada dua menit?"

Tahap 3: Penggalian Kebutuhan

Ajukan pertanyaan terbuka dan simak jawabannya sebelum membicarakan produk. Jawaban prospek akan menunjukkan masalah yang benar-benar perlu diselesaikan.

Contoh: "Saat ini pendaftaran pasien dicatat bagaimana, dan bagian mana yang paling memakan waktu?" Dari jawabannya, sales tahu bahwa masalah utamanya ada pada pencatatan data di loket.

Tahap 4: Penyampaian Solusi

Hubungkan produk dengan masalah yang baru saja disebutkan, bukan dengan daftar fitur. Prospek lebih mudah tertarik pada solusi yang terasa dibuat untuk situasinya.

Contoh: karena Bu Rina mengeluhkan antrean, sales hanya menjelaskan fitur pendaftaran daring. Fitur lain disimpan untuk panggilan berikutnya jika Bu Rina menanyakannya.

Tahap 5: Penanganan Keberatan

Dengarkan keberatan sampai tuntas, akui kekhawatirannya, lalu jawab dengan fakta. Keberatan sering kali bukan penolakan, melainkan permintaan penjelasan tambahan.

Contoh: saat prospek berkata harganya mahal, sales menanyakan dulu pembanding yang dipakai. Barulah ia menjelaskan selisih nilai antara kedua pilihan itu.

Tahap 6: Penutupan dan Tindak Lanjut

Akhiri dengan langkah konkret yang disepakati bersama, lengkap dengan tanggal dan jam. Langkah yang jelas mencegah percakapan berhenti begitu telepon ditutup.

Contoh: "Saya kirim ringkasan hari ini, lalu kita bertemu Kamis pukul 10.00 untuk demo, apakah cocok?"

Contoh Script Sales Calling

Alur di atas lebih mudah dipahami lewat contoh percakapan nyata. Berikut kerangka script untuk panggilan pertama kepada prospek baru, dengan produk berupa aplikasi pencatatan stok untuk toko bangunan.

Pembukaan Script

Pembukaan memperkenalkan penelepon dan meminta izin waktu secara singkat. Nada yang ramah dan tenang membuat lawan bicara lebih bersedia melanjutkan.

"Selamat siang, Pak Andi. Saya Sari dari Solvion, apakah Bapak punya waktu dua menit?"

Alasan Menelepon

Bagian ini menjelaskan mengapa Anda menghubungi orang tersebut, bukan orang lain. Alasan yang spesifik menunjukkan bahwa panggilan ini bukan hasil memutar nomor secara acak.

"Saya menghubungi beberapa pemilik toko bangunan yang kesulitan mencocokkan stok gudang dengan catatan penjualan."

Pertanyaan Penggalian

Pertanyaan terbuka membuat prospek bercerita tentang kondisinya sendiri. Jawabannya akan menentukan solusi mana yang layak Anda tawarkan.

"Selama ini stok barang di toko Bapak dicatat dengan cara apa, dan seberapa sering angkanya meleset?"

Penawaran Nilai

Setelah mendengar masalahnya, jelaskan manfaat produk dengan bahasa yang berkaitan langsung dengan cerita prospek. Hindari menyebut fitur yang tidak ada hubungannya dengan keluhan tadi.

"Dengan pencatatan otomatis, selisih stok bisa terlihat setiap hari, jadi tidak perlu menunggu stok opname bulanan."

Penutupan Script

Tutup dengan ajakan yang kecil dan mudah disetujui, seperti demo singkat, bukan langsung meminta pembelian. Sertakan hari dan jam agar prospek hanya perlu menjawab ya atau tidak.

"Boleh saya tunjukkan cara kerjanya lewat demo 15 menit hari Rabu, pukul 14.00?"

Cara Menyesuaikan Script

Script hanyalah kerangka, bukan naskah yang dibaca kata demi kata. Sesuaikan kalimatnya dengan gaya bicara Anda agar terdengar wajar di telinga lawan bicara.

Contoh: penelepon yang biasa berbicara santai bisa mengganti "apakah Bapak punya waktu dua menit" menjadi "boleh minta waktu sebentar, Pak?". Maknanya sama, tetapi terdengar lebih natural keluar dari mulutnya.

Kesimpulan

Sales calling bekerja ketika setiap panggilan punya tujuan, target yang tepat, dan alur percakapan yang jelas. Jenisnya berbeda-beda, tetapi prinsipnya sama: dengarkan dulu, tawarkan kemudian.

Jika waktu untuk menjual memang hanya sebagian dari minggu kerja, kualitas tiap panggilan akan menentukan hasilnya. Mulailah dari satu perbaikan kecil, misalnya riset lima menit sebelum menelepon atau catatan singkat sesudahnya, lalu amati perubahan pada tingkat respons Anda.